ESTUDIO PREVIO Y CANDIDATURA
- Estudios de viabilidad.
- Manuales de candidatura.
- Plan de acción detallado.
- Asesoría integral.
EXPOSICION TECNICA
- Diseño y logística de la exposición comercial y de pósters.
- Exposiciones virtuales.
- Preparación cde planos, normas, condiciones y contratos de la exposición.
- Plan de comunicación a posibles expositores.
- Venta de stands.
- Coordinación del montaje y desmontaje de stands y pósters.
PRESUPUESTO Y CONTROL
- Elaboración de un presupuesto detallado.
- Contabilidad del evento.
- Seguimiento presupuestario.
- Facturación y cobro de los ingresos.
- Informes financieros.
- Control de costes y pagos de los costes.
- Asesoría fiscal.
- Balance final.
DIRECCION DE PROYECTO
- Logística pre y post congreso.
- Organización y operatividad en la ciudad del congreso.
- Oficina técnica específica durante el congreso.
PROGRAMA SOCIAL
- Elaboración del programa social y acompañantes.
- Recepciones, comidas, cenas y fiestas.
- Pre y post congreso.
- Selección y visita de las sedes según las necesidades.
- Gestión de las inscripciones para los eventos opcionales.
- Organización de visitas y excursiones durante el congreso.
ESPONSORIZACION
- Coordinación de sponsors.
- Elaboración de un plan de comunicación del congreso y a sposnors.
- Creación de una base de datos de posibles sponsors.
SELECCION DE LA SEDE Y PROVEEDORES
- Negociación y reservas con proveedores.
- Selección de proveedores con demostrada experiencia y garantía:
azafatas, decoradores, imprenta, entretenimiento, catering, audiovisuales...
PROGRAMA Y CONTENIDO
- Ponentes e invitados.
- Simposios satélites.
- Gestión de abstracts.
- Recepción, clasificación y confirmación de abstracts.
- Coordinación con el comité científico.
- Pósters.
- Asistencia especial a ponentes e invitados.
RESERVAS HOTELERAS
- Negociación de precios y reservas de hoteles.
- Estudio de necesidades.
- Recepción de boletines de reserva, pagos y confirmación.
- Coordinación vía Internet.
INSCRIPCIONES
- Recepción de inscripciones y cobros (posibilidad vía Internet).
- Registro de las inscripciones y emisión de facturas.
- Envío de confirmaciones.
TECNOLOGIA
- Programa de gestión de congresos.
- Internet aplicada al congreso.
- Control de asistencia.
MARKETING Y PROMOCION
- Promoción del Congreso.
- Marketing del evento integral.
- Imprenta.
- Protocolo, Gabinete de Prensa y Relaciones Públicas.
- Creación y control de bases de datos.
AGENCIA DE VIAJES
- Acuerdos con compañías aéreas como Transportistas Oficiales del Congreso con
tarifas y condiciones especiales.
- Gestión de billetes de invitados y participantes a través de nuestra propia Agencia
de Viajes.
TRANSPORTES
- Diseño, coordinación, señalización y control del transporte.
- Traslados individuales.
- Traslado desde/hacia los hoteles, sede del Congreso y del programa social.
- Negociación con las autoridades del transporte municipal de la ciudad sede para
precio especial de Pase de Transporte.
- Asistencia especial a ponentes e invitados.
|